O Advogado do Amanhã - Ed. 2019

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Governança de Escritórios de Advocacia: Os Quatro Pilares

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José Paulo Graciotti

Consultor, autor do livro “Governança Estratégica para escritórios de Advocacia”, sócio da Graciotti Assessoria Empresarial, membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Administrators. Há mais de 30 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia.

1. Analytics

As decisões tomadas pelos gestores de qualquer empresa compõem-se de dois elementos importantíssimos para o atingimento do sucesso: primeiro, em informações objetivas contidas em todos os relatórios gerenciais existentes e pelo conhecimento transformado em experiência acumulada; em segundo, numa certa dose maior ou menor de “feeling” do gestor, que envolve uma visão estratégica empresarial e de mercado e na sua afinidade ou aversão a riscos (assunto específico que não vamos desenvolver agora nesta discussão).

Trazendo a discussão agora para o universo dos escritórios corporativos, posso afirmar sem medo de errar (por conta dos quase 30 anos de experiência) que existem neles alguns fatores que dificultam tradicionalmente esse processo de tomada de decisão e que vou me ater em apenas dois que considero mais relevantes:

– O Primeiro e mais emblemático é o conceito que quase a totalidade dos sócios de escritórios têm em suas mentes que é: “escritório de advocacia não é empresa”! Se seguirmos esse raciocínio e focarmos num escritório corporativo mediano (com cerca de 20 a 30 profissionais) e fizermos a seguinte pergunta:

O que é então uma entidade que tem cerca de 50 pessoas trabalhando (incluído staff), tem uma carteira de clientes na casa de dois a três dígitos e que fatura valores que chegam aos seis/sete dígitos anualmente? A resposta (em minha humble opinion) é:

Sim, é uma empresa e maior que a grande maioria das pequenas e médias empresas brasileiras e também com todos os problemas e desafios destas!

– O segundo é a característica intrínseca à profissão de advocacia na qual todos os seus profissionais são treinados para o “embate”, com forte enfoque na habilidade de argumentação (verbal ou escrita) e na capacidade de procurar e achar detalhes sobre os quais possam basear seus argumentos ou enfraquecer os argumentos de seus adversários. Novamente, em minha opinião, as decisões empresariais de interesse da instituição não podem ser tratadas dessa maneira e devem transcender as posturas pessoais e nem se basear em opiniões que podem estar nos desvios “fora da curva” estatística dos dados gerenciais.

Voltando a discutir os elementos da tomada de decisão e nos concentrando no primeiro deles, ou seja, no embasamento, é fundamental que as empresas (e novamente escritórios de advocacia) tenham informações corretas, confiáveis, relevantes e obtidas de forma rápida para que a incerteza, que acompanha toda e qualquer decisão, fique limitada apenas ao “feeling” citado anteriormente e não por conta de erros nos dados e informações levantadas.

Para se obter os relatórios gerenciais robustos, relevantes e confiáveis é necessário que a fundação dessa edificação (a decisão) esteja corretamente dimensionada e construída e isto se consegue com:

– Um cadastro de clientes com informações corretas e relevantes para o negócio (não somente nomes, endereços e contatos).

– Um cadastro de assuntos (casos, contratos etc.) com descrição e características detalhadamente definidas, áreas e profissionais envolvidos etc.

– Um cadastro correto de todos os profissionais, sua senioridade, suas experiências, taxas de cobrança e remuneração (forma e valor).

– Orçamentos detalhados elaborados e as respectivas propostas geradas (com forma de cobrança).

– Um Timesheet correta e tempestivamente preenchido por todos os profissionais e novamente com as informações relevantes de cada trabalho.

– Um controle e identificação de todos os documentos elaborados e envolvidos em cada trabalho.

– Informações detalhadas contidas nas faturas emitidas (valores, profissionais, horas cobradas (ou não), descontos concedidos, prazos e datas de pagamento etc.).

A análise e combinação inteligente dessas informações podem (e devem) produzir relatórios que mostram uma imagem do negócio, imagem esta gerada por ressonância magnética (fazendo uma analogia à melhor qualidade desse exame no diagnóstico e tratamento médico, em relação a uma simples radiografia que é muito menos detalhada e precisa).

Tenho constantemente utilizado em minhas discussões a figura ilustrativa do ventilador para enfatizar a importância de se ter e de se preocupar com a qualidade dos dados e das informações básicas sobre as quais todos os relatórios gerenciais serão produzidos e principalmente sobre estes é que são tomadas as decisões numa organização.

Comparo sempre o computador (agrupando nesta palavra toda a tecnologia, sistemas e processos que geram os tais relatórios) com um ventilador numa sala fechada e que tem a capacidade de circular o ar na mesma. Como todos sabem, o movimento …

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jusbrasil.com.br
9 de Agosto de 2022
Disponível em: https://thomsonreuters.jusbrasil.com.br/doutrina/secao/1198088453/governanca-de-escritorios-de-advocacia-os-quatro-pilares-o-advogado-do-amanha-ed-2019