Governança Estratégica para Escritórios de Advocacia - Ed. 2019

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6. Governança da Informação

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Estrutura da governança da informação

Fonte: elaborada pelo autor.

Elementos envolvidos na gestão do conhecimento

Fonte: elaborada pelo autor.

Note que o conhecimento não se restringe aos aspectos internos da empresa e sim a todo o conhecimento relevante que interage e a afeta como veremos a seguir. O que quero ressaltar nesse gráfico é a existência do retângulo maior que envolve todos os outros que representa os sistemas de busca corporativa.

Não existirá resultado algum na implantação de uma filosofia de gestão do conhecimento se não existirem sistemas de indexação das informações segundo critérios relevantes para a empresa e principalmente sistemas de busca extremamente intuitivos e fáceis de serem utilizados.

A minha sugestão para escritórios de advocacia é que se utilizem os seguintes principais indexadores das informações contidas em seus repertórios: cliente; assunto ou caso; pasta ou local de armazenamento; tipo jurídico do documento; tipo do arquivo (Office, e-mail, PDF, foto etc.); autor (interno ou externo); fonte/origem; área do direito e tema jurídico.

Obviamente existem dezenas de outros indexadores, mas sempre é bom ter em mente que, se por um lado, uma quantidade grande de indexadores facilita a busca, por outro lado, dificulta o cadastramento correto (assunto discutido no capítulo anterior quando falamos sobre cadastros).

Os novos sistemas que começam a aparecer no mercado utilizam ferramentas de inteligência cognitiva, tornado o processo de indexação automático e as buscas muito mais intuitivas (Capítulo 9).

A História do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Como surgiu o primeiro GED

Faz décadas que acompanho o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e sua importância para o Gestão do Conhecimento em qualquer empresa e mais especificamente para Escritórios de Advocacia.

Minha primeira participação na ILTACON, naquela época ainda chamada “LawNet”, foi nos idos do ano de 1996 para pesquisar sistemas de fax corporativo, quando os primeiros endereços de e-mail na Internet começavam a ser utilizados em escritórios.

Fui pesquisar esse sistema (implantado no Demarest naquele ano) e acabei me deparando com um mundo novo, até aquele momento totalmente novo para mim e para quase o Brasil inteiro. Lembrando que fazia apenas alguns anos que tinha saído da chamada “Reserva de Mercado da Informática (criada em 1984 e terminada em 1991 com uma lei sancionada pelo então Presidente Collor).

Como primeiro “não americano” a participar desses eventos me apaixonei pelo tema de Gestão do Conhecimento, mas sempre tive muita curiosidade de como isso havia começado lá e novamente fui pesquisar e descobri coisas muito interessantes.

O conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED para nós e DMS na sigla em inglês) começou com a empresa SoftSolutions, em Chicago no ano 1984 (Chicago ABA).

Fonte: Innodera.

A SoftSolutions, em 1981, já havia desenvolvido um Sistema de ERP chamado CLO (Comprehensive Legal Office) para uma firma chamada CMS Data, mas ainda não havia nada com relação à gerenciamento de documentos. Foi no ano de 1984, na demonstração do CLO na conferência do American Bar Association em Chicago, que surgiu o conceito.

Naquela apresentação, os advogados presentes à demo do CLO sugeriram que seria muito bom se além de ver e pesquisar suas informações gerenciais de “time & billing” (ERP) para cada assunto, apresentadas pelo sistema, pudessem também ver as informações de seus documentos.

Naquela época o gerenciamento de documentos era somente pelos departamentos de processamento de textos (Word Processing Centers) e era comum existirem nos escritórios americanos departamentos com dezenas de pessoas só para digitação de textos, uma evolução das máquinas de escrever. Os softwares utilizados eram sistemas da Wang, IBM Displaywrite, e Lanier.

A SoftSolutions então expandiu o conceito de GED para toda firma, incluindo os advogados e secretárias através do WordPerfect 4.2 pela rede Novell e por Data General Mini Computers. Em 1994 a SoftSolutions detinha 54% do mercado GED mundial (dados do Gartner Group).

Como a empresa CMS Data não detinha os direitos para comercializar o então chamado “SoftSolutions DMS”, somente o sistema de ERP (CLO), ela acabou desenvolvendo seu próprio produto, o PC Docs, que se tornou o Docs Open e agora é a Open Text.

Ao longo dos anos esse sistema (CLO) evolui e foi aperfeiçoado e atualmente é conhecido como ADERANT, um dos importantes players de ERP no mercado americano.

A empresa SoftSolutions foi comprada pela WordPerfect em 1994, e aquele sistema de DMS acabou sendo descontinuado pela WordPerfect. Isso causou um espaço enorme no mercado e a empresa iManage aproveitou a oportunidade e lançou um DMS baseado no three-tier-architecture (cliente-assunto-pasta), contratando funcionários da SoftSolutions na área de tecnologia, marketing, e vendas e lançou o iManage.

Outra curiosidade: a empresa iManage inicialmente (1998) pertencente ao um grupo de Indianos e Americanos que se juntou à Interwoven (2003), posteriormente adquirida pela Autonomy e esta finalmente pela HP (renomeando os produtos para Worksite e Desksite). Em 2015 o produto foi novamente adquirido da HP pela iManage, voltando à sua origem.

Em 1997 Ken Duncan, Lee Duncan e Alvin Tedjamulia, os proprietários originais da SoftSolutions fundaram a NetDocuments, e contrataram …

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29 de Maio de 2022
Disponível em: https://thomsonreuters.jusbrasil.com.br/doutrina/secao/1250396701/6-governanca-da-informacao-governanca-estrategica-para-escritorios-de-advocacia-ed-2019